Legal Note

Pursuant to the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation; hereinafter referred to as GDPR) we hereby inform that:

1. Controller of your personal data is Międzynarodowe Targi Gdańskie S.A. with its registered seat in Gdańsk (80-560) at ul. Żaglowa 11, entered into the Register of Entrepreneurs kept by the District Court in Gdańsk, 7th Commercial Division under the KRS number: 0000038362, NIP [Tax ID No.]: 584 025 37 05, with a fully paid-up share capital of PLN 32,892,700.   
   
2. You can contact the Controller by post at the address indicated in point 1 above or via e-mail at: do@mtgsa.com.pl
3.  Your personal data will be processed for:
   1. performing the contract – under Article 6 (1) (b) of the GDPR, i.e. processing is necessary to perform the contract, the party to which is the data subject, or to undertake activities upon the request of the data subject before the contract is concluded,
   2. performing legal obligations, including effecting tax settlements and keeping accounting records – under Article 6 (1) (c) of the GDPR, i.e. processing is necessary to perform legal obligations of the Controller;
   3. possibly establishing, exercising or defending legal claims between you and the Controller – under Article 6 (1) (f) of the GDPR, i.e. under a legitimate interest pursued by the Controller, which is a possibility of exercising claims.
   4. archiving (evidential) purposes, which realize a legitimate interest consisting in safeguarding information in case of a legal need to perform obligations – under Article 6 (1) (f) of the GDPR
   5. the purposes indicated explicitly in the voluntary consent – with regard to the scope and purpose stipulated in the consent.
4. No decisions with regard to you will be taken in an automated manner (subject to point 10), including in the form of profiling
5. Your personal data may be disclosed to our IT service providers, entities rendering services related to providing security of the AMBEREXPO facility, advisory, legal and accounting services, entities authorized by the provisions of law, e.g. the police, tax authorities, public prosecutor’s office, customs authorities, as well as our subcontractors acting on our behalf.
6. Your personal data may be made available to entities and authorities authorized to process such data under provisions of law.
7. The Controller does not intend to transfer your personal data to either countries outside the European Economic Area or international organizations.
8. Your personal data will be processed for the following period:
   • with regard to the performance of the contract concluded between and with the Controller, i.e. participation in the Fair or any other event organized by MTG, your personal data will be processed for the period of contract until it is performed and settled, as well as time within which provisions of commonly applicable law require the Controller to store such data,
   • with regard to the conducting of operational activities by the Controller, including statistics and reporting, your personal data will be processed as long as legitimate interests of the Controller exist, which constitute the basis for such processing, as well as time within which provisions of law require the Controller to store such data,
   • for archiving (evidential) purposes which realize a legitimate interest consisting in safeguarding information in case of a legal need to evidence facts, evidence the performance of obligations as long as legitimate interests of the Controller exist, which constitute the basis for such processing, as well as time within which provisions of law require the Controller to store such data,
   • for the purposes indicated in the voluntary consent – for the period indicated in the consent or until it is revoked, whichever occurs earlier.
9. After the above mentioned periods lapse, your personal data will be stored until any possible legal claims become invalid by lapse of time.
10. We also inform you that your personal data in the form of an image registered by CCTV at AMBEREXPO will be stored in order to ensure safety and security of people at the facility as well as to protect the property under Article 6 (1) (f) of the GDPR. Staying on the AMBEREXPO premises equals granting consent to giving personal data in the scope indicated in this point. Should you refuse to grant such consent, you will not be authorized to stay on the AMBEREXPO premises.
11. Your data referred to in point 10 will be processed in an automated manner – CCTV cameras record image continuously, the records will be stored depending on a size of the data recorded for the purpose of overwriting, no longer than three months from the recording or until legal proceedings have a final and binding closing.
12. You have: the right to access your personal data, the right to rectification, erasure, limitation of processing of personal data, the right to object to the processing of personal data, the right to transfer your personal data.
13. Within the scope in which the processing of your personal data is processed is based on the consent, you have the right to revoke it. Revocation of the consent does not affect the compliance with the right to process, which had been applied on the basis of the consent before it was revoked.
14. In order to exercise any of the rights listed above, you should contact the Controller (contact data indicated above).
15. Moreover, you have the right to file a complaint with a supervisory authority dealing with personal data protection (President of the Personal Data Protection Office) if you think that processing of data violates the GDPR.
16. Within the scope in which we process your personal data for the purpose of concluding and performing the contract with the Controller (in particular within the scope necessary to handle orders, perform contracts to participate in fair, organize and settle exhibitions, conferences and accompanying events), giving your personal data is voluntary but necessary to conclude and perform the contract. Failure to give such data may result in refusal to conclude the contract with you. 

--------------------------------

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: RODO) informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych są Międzynarodowe Targi Gdańskie S.A. z siedzibą w Gdańsku (80-560) przy ul. Żaglowej 11, wpisane do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000038362, nr NIP 584 025 37 05, z kapitałem zakładowym 32.892.700.
2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pisemnie na adres wskazany w punkcie 1 oraz mailowo na adres: do@mtgsa.com.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach:
   1. wykonania zawartej umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
   2. wykonania obowiązków prawnych, w tym dokonania rozliczeń podatkowych i prowadzenia dokumentacji księgowej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;
   3. ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Panią/Panem a Administratorem - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest możliwość dochodzenia roszczeń.
   4. archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykazania wykonania obowiązków - na podstawie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
   5. wskazanych wyraźnie w dobrowolnej zgodzie - w zakresie i celu określonym w treści zgody.
4. Wobec Pani/Pana nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany (z zastrzeżeniem punktu 10), w tym również w formie profilowania.
5. Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane naszym dostawcom usług IT, podmiotom świadczącym usługi ochrony obiektu AMBEREXPO, doradcze, prawnicze, księgowe, podmiotom uprawnionym przez przepisy prawa np. policja, organy skarbowe, sąd, prokuratura, organy celne, oraz naszym podwykonawcom działającym na nasze zlecenie.
6. Pana/Pani dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.
7. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ani organizacji międzynarodowej.
8. Okres przetwarzania Pani/ Pana danych jest następujący:
   • w zakresie realizacji zawartej przez Panią/Pana umowy z Administratorem tj. udziału w Targach lub innej imprezie organizowanej przez MTG dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy do czasu zakończenia jej realizacji i rozliczenia oraz przez czas, w którym przepisy powszechnie obowiązującego prawa nakazują Administratorowi przechowywać dane,
   • w zakresie prowadzenia działalności operacyjnej Administratora, w tym statystyki i raportowania, dane osobowe będą przetwarzane do czasu istnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora, stanowiących podstawę tego przetwarzania, a także przez czas, w którym przepisy nakazują przechowywać dane przez Administratora,
   • w celach archiwalnych (dowodowych), będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykazania wykonania obowiązków - do czasu istnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora, stanowiących podstawę tego przetwarzania, a także przez czas, w którym przepisy nakazują przechowywać dane przez Administratora,
   • w celach wskazanych w dobrowolnej zgodzie - przez okres w nich wskazany lub do czasu jej wycofania - w zależności, które ze zdarzeń wystąpi wcześniej.
9. Po upływnie powyższych okresów dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
10. Informujemy również, iż Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku zarejestrowanego przez monitoring w obiekcie AMEREXPO przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie AMBREXPO oraz zabezpieczenia mienia na podstawie art. 6 ust 1 pkt f) RODO. Przebywanie na terenie AMBEREXPO jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na podanie danych osobowych w zakresie wskazanym w niniejszym punkcie. Konsekwencją odmowy udostępnienia tych danych jest brak uprawnienia do przebywania na terenie AMBEREXPO.
11. Pani/Pana dane, o których mowa w pkt. 10 będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany – kamery monitoringu nagrywają obraz w sposób ciągły, zapisy z monitoringu przechowywane będą w zależności od wielkości zapisanych danych - do nadpisania, nie dłużej niż trzy miesiące od czasu nagrania lub do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na podstawie prawa.
12. Przysługuje Pani/Panu: prawo dostępu do danych Pani/Pana dotyczących, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych osobowych.
13. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest zgoda, ma Pan/Pani prawo do jej wycofania. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które zastosowano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
14. W celu skorzystania z praw wymienionych powyżej należy skontaktować się z Administratorem (dane kontaktowe wskazane wyżej). 15.
15. Nadto przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza RODO.
16. Podanie danych jest dobrowolne - jednak konieczne w zakresie, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy z Administratorem (w szczególności w zakresie niezbędnym dla realizacji zamówień, umów uczestnictwa w Targach, organizacji i rozliczenia Targów, konferencji, imprez towarzyszących oraz innych wydarzeń), a ich nie podanie może skutkować odmową zawarcia z Państwem umowy.